Willkommen zur Gutscheinverwaltung! Hier haben Sie Zugriff auf alle Informationen zu Ihren Gutscheinen. Von der Erstellung bis zur Einlösung können Sie hier den Status jedes Gutscheins überprüfen und verwalten. Entdecken Sie detaillierte Tabellen, verfolgen Sie den Verwendungszweck jedes Gutscheins und behalten Sie den Überblick über deren Gültigkeitsdauer. Sie können die Tabellen hier nach jeder Spalte sortieren, wie z.B. Ausstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum oder Status. Die Gutscheinverwaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre Gutscheinaktionen effizient zu planen, zu überwachen und anzupassen, um Ihren Kunden ein optimales Erlebnis zu bieten und Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Verkauft und nicht eingelöst

Im Abschnitt „Verkauft und nicht eingelöst“, der standardmäßig geöffnet ist, finden Sie Informationen zu Gutscheinen, die bereits verkauft wurden, aber noch nicht eingelöst wurden. Dies umfasst Gutscheine, die ordnungsgemäß verkauft wurden und deren Wert noch gar nicht, oder nicht vollständig, verwendet wurde. Sie können hier den aktuellen Stand Ihrer verkauften Gutscheine einsehen, einschließlich ihres Wertes, ihres Verkaufsdatums und ihres Gültigkeitszeitraums. Diese Informationen helfen Ihnen, den Überblick über Ihre ausstehenden Gutscheine zu behalten.

Offene Gutscheine

Der Wert „Offene Gutscheine“ stellt die Anzahl der verkauften Gutscheine dar, deren Guthaben noch nicht vollständig genutzt wurde und die daher noch für zukünftige Transaktionen gültig sind. Es ist eine wichtige Kennzahl, um den Überblick über den Bestand an ausstehenden Gutscheinen zu behalten und deren Verwendung zu verwalten.

Offener Betrag

Der Wert „Offener Betrag“ gibt das noch nicht eingelöste Guthaben aller verkauften Gutscheine, die noch für zukünftige Transaktionen verfügbar sind an. Es ist eine wichtige Metrik, um den finanziellen Wert der ausstehenden Gutscheine zu erfassen und das Management dieser Guthaben effektiv zu unterstützen.

Gutscheinliste

Danach finden Sie eine Liste mit all Ihren offenen Gutscheinen. Jeder Gutschein dieser Kategorie wird in einer eigenen Zeile dargestellt. Standardmäßig sind die Zeilen nach der Seriennummer des Gutscheins absteigend sortiert, aber Sie können die Sortierung durch Klicken auf die gewünschte Zelle in der Kopfzeile nach jeder anderen Spalte ändern, entweder auf- oder absteigend.

Seriennummer

In der ersten Spalte steht die Seriennummer, die dem Gutschein zugewiesen ist, wodurch der Gutschein eindeutig identifiziert werden kann. Die Seriennummer wird entweder manuell von Ihnen eingetragen, wenn Sie den Gutschein erstellen, oder automatisch von uns gesetzt. Dabei kann die Seriennummer eine Nummer, ein Kundenname oder ein anderes eindeutiges Identifikationsmerkmal sein.

Offener Betrag

In der Spalte „Offener Betrag“ wird der Geldbetrag angezeigt, der noch nicht eingelöst wurde und daher für den Kunden weiterhin verfügbar ist. Dieser Wert kann sich von der ursprünglichen Gutscheinsumme unterscheiden, da der Kunde möglicherweise bereits Teile des Gutscheins verwendet hat.

Anfänglicher Betrag

In der Spalte „Anfänglicher Betrag“ wird die Gesamtsumme angezeigt, die ursprünglich auf den Gutschein geladen wurde. Durch den Vergleich mit dem offenen Betrag können Sie leicht feststellen, wie viel vom ursprünglichen Guthaben bereits verwendet wurde.

Datum der Ausstellung

In der Spalte „Datum der Ausstellung“ wird das Datum angezeigt, an dem der Gutschein erstellt und verkauft wurde. Dieses Datum markiert den Zeitpunkt, zu dem der Gutschein in Umlauf gebracht wurde und als gültiges Zahlungsmittel verwendet werden kann.

Ablaufdatum

In der Spalte „Ablaufdatum“ wird das Datum angezeigt, an dem der Gutschein seine Gültigkeit verliert und somit verfällt. Wenn Sie beim Erstellen des Gutscheins kein Ablaufdatum festgelegt haben, wird hier „– Kein Ablaufdatum –“ angezeigt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, das Ablaufdatum zu ändern, indem Sie den Gutschein erneut aufladen oder die Einstellungen unter dem Punkt „Gutscheine bearbeiten“ anpassen, den wir gleich behandeln werden.

Kunde

In der letzten Spalte „Kunde“ wird der Name des Kunden angezeigt, der diesen Gutschein verwendet. Der Name wird im Format „Nachname, Vorname“ dargestellt. Wenn Sie den Cursor über den Namen bewegen, werden weitere Informationen angezeigt. Hier wird der Kunde im Format „Firma | Nachname, Vorname (Kundennummer)“ angezeigt. Durch Klicken auf den Kundennamen gelangen Sie zur Seite der Bearbeitung des Kundenprofils.

Der Kunde wird automatisch zugeordnet, wenn der Gutschein verkauft wird und der Kunde auf der entsprechenden Rechnung aufgeführt ist. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, den Kunden, dem der Gutschein zugeordnet ist, manuell über die Funktion „Gutscheine bearbeiten“ zu ändern.

Gutscheine bearbeiten

Klicken Sie auf den Knopf „Gutscheine bearbeiten“. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Gutscheine einzusehen und die wichtigsten Änderungen vorzunehmen. Sie können Gutscheine deaktivieren und aktivieren sowie Ablaufdaten und Kundenzuordnungen festlegen.

Offene Gutscheine

In der Tabelle „Offene Gutscheine“ finden Sie eine Übersicht über alle gültigen und im Umlauf befindlichen Gutscheine. Hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Aktionen durchzuführen, wie das Deaktivieren von Gutscheinen, die Änderung des Ablaufdatums sowie die Anpassung der Kundenzuordnung. Die Tabelle ist standardmäßig nach absteigender Seriennummer sortiert, um Ihnen eine übersichtliche Darstellung der Gutscheine zu bieten.

Seriennummer

In der ersten Spalte steht die Seriennummer, die dem Gutschein zugewiesen ist und ihn eindeutig identifiziert. Die Seriennummer wird beim Erstellen des Gutscheins festgelegt und kann nachträglich nicht geändert werden.

Offener Betrag

In der Spalte „Offener Betrag“ sehen Sie den noch nicht eingelösten Betrag des Gutscheins im Format „Offener Betrag / Ursprünglicher Betrag €“. Der offene Betrag kann hier nicht direkt geändert werden, sondern wird bei Bedarf während der Belegerstellung mit der Funktion „Gutschein aufladen“ angepasst.

Datum der Ausstellung

In der Spalte „Datum der Ausstellung“ sehen Sie das Datum, an dem der Gutschein ursprünglich erstellt wurde. Dieser Wert kann nicht nachträglich verändert werden.

Ablaufdatum

In der Spalte „Ablaufdatum“ sehen Sie, wann der Gutschein abläuft. Dieses Datum kann entweder beim Erstellen des Gutscheins oder beim Aufladen festgelegt werden. Wenn der Gutschein kein Ablaufdatum hat, wird stattdessen „–.–.—-“ in dieser Spalte angezeigt.

Um das Ablaufdatum zu ändern, klicken Sie zunächst auf den Stift-Symbolknopf in der entsprechenden Zelle. Dadurch wird ein Textfeld geöffnet, in das Sie das neue Ablaufdatum im Format „27.03.2030“ eingeben können. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe, indem Sie auf den Speichern-Knopf (dargestellt durch ein Häkchen) klicken, oder brechen Sie die Änderung ab, indem Sie auf den Abbrechen-Knopf (mit einem kleinen x) klicken, um das ursprüngliche Ablaufdatum beizubehalten.

Wenn Sie kein automatisches Ablaufdatum für den Gutschein verwenden möchten, können Sie das Textfeld manuell leeren oder den entsprechenden Knopf verwenden und die Änderung speichern.

Das neue Ablaufdatum wird nach der Änderung automatisch aktualisiert. Falls Sie ein ungültiges Datum eingeben, erscheint eine Fehlermeldung: „Datum ungültig!“.

Kunde

Deaktivieren

Klicken Sie auf den Knopf „Deaktivieren“, um den Gutschein zu deaktivieren. Dadurch kann er nicht mehr eingelöst werden. Bestätigen Sie im ersten Schritt die Deaktivierung, und fügen Sie im zweiten Schritt optional eine Beschreibung hinzu, warum der Gutschein deaktiviert wird. Die Seite wird neu geladen, und der Gutschein wird nun in der unteren Tabelle der deaktivierten und abgelaufenen Gutscheine angezeigt.

Deaktiviert oder abgelaufen

Klicken Sie auf die Überschrift „Deaktiviert oder abgelaufen“, um die Tabelle mit allen nicht offenen Gutscheinen zu öffnen, die in diese Kategorie fallen. Hier können Sie alte oder deaktivierte Gutscheine wieder aktivieren.

Seriennummer

In der ersten Spalte steht die Seriennummer, die dem Gutschein zugewiesen ist und ihn eindeutig identifiziert. Die Seriennummer wird beim Erstellen des Gutscheins festgelegt und kann nachträglich nicht geändert werden.

Offener Betrag

In der Spalte „Offener Betrag“ sehen Sie den noch nicht eingelösten Betrag des Gutscheins im Format „Offener Betrag / Ursprünglicher Betrag €“. Der offene Betrag kann hier nicht direkt geändert werden, sondern wird bei Bedarf während der Belegerstellung mit der Funktion „Gutschein aufladen“ angepasst. Beachten Sie jedoch, dass dies nur für aktive Gutscheine möglich ist.

Datum der Ausstellung

In der Spalte „Datum der Ausstellung“ sehen Sie das Datum, an dem der Gutschein ursprünglich erstellt wurde. Dieser Wert kann nicht nachträglich verändert werden.

Ablaufdatum

In der Spalte „Ablaufdatum“ sehen Sie, wann der Gutschein abläuft. Dieses Datum kann entweder beim Erstellen des Gutscheins oder beim Aufladen festgelegt werden. Wenn der Gutschein kein Ablaufdatum hat, wird stattdessen „–.–.—-“ in dieser Spalte angezeigt.

Um das Ablaufdatum zu ändern, muss der Gutschein zunächst aktiviert werden. Danach können Sie in der Tabelle der offenen Gutscheine das Ablaufdatum anpassen.

Kunde

In der Spalte „Kunde“ wird der Name des Kunden angezeigt, der diesen Gutschein verwendet. Der Name wird im Format „Nachname, Vorname“ dargestellt. Wenn Sie den Cursor über den Namen bewegen, werden weitere Informationen angezeigt. Hier wird der Kunde im Format „Firma | Nachname, Vorname (Kundennummer)“ angezeigt. Wenn der Gutschein keinem Kunden zugeordnet ist, steht hier „– Kein Kunde –„.

Um die Kundenzuordnung zu ändern, muss der Gutschein zunächst aktiviert werden. Danach können Sie in der Tabelle der offenen Gutscheine die Kundenzuordnung anpassen.

Aktivieren

Klicken Sie auf den Knopf „Aktivieren“, um den Gutschein zu reaktivieren und ihn in die Liste der offenen Gutscheine aufzunehmen.

Vollständig eingelöst

Klicken Sie auf die Überschrift „Vollständig eingelöst“, um den Bereich der Gutscheine anzuzeigen oder auszublenden, die bereits vollständig eingelöst wurden.

Gutscheinliste

In der Tabelle der vollständig eingelösten Gutscheine finden Sie alle Gutscheine, die restlos verbraucht wurden. Sie können Gutscheine aus dieser Liste wieder verfügbar machen, indem Sie auf der Seite zur Erstellung eines neuen Belegs die Funktion „Gutschein aufladen“ verwenden.

Die Tabelle ist standardmäßig absteigend nach der Seriennummer sortiert, kann aber nach jeder anderen Spalte auf- oder absteigend sortiert werden.

Gutschein-Seriennummer

In der ersten Spalte steht die Seriennummer, die dem Gutschein zugewiesen ist, wodurch der Gutschein eindeutig identifiziert werden kann. Die Seriennummer wird entweder manuell von Ihnen eingetragen, wenn Sie den Gutschein erstellen, oder automatisch von uns gesetzt. Dabei kann die Seriennummer eine Nummer, ein Kundenname oder ein anderes eindeutiges Identifikationsmerkmal sein.

Offener Betrag

Datum der Ausstellung

In der Spalte “Datum der Ausstellung” wird das Datum angezeigt, an dem der Gutschein erstellt und verkauft wurde. Dieses Datum markiert den Zeitpunkt, zu dem der Gutschein in Umlauf gebracht wurde und als gültiges Zahlungsmittel verwendet werden kann.

Datum der Deaktivierung

In der Spalte „Datum der Deaktivierung“ sehen Sie den Zeitpunkt, zu dem der Gutschein deaktiviert wurde, was bedeutet, dass er vollständig eingelöst wurde.

Abgelaufen oder gelöscht

Klicken Sie auf die Überschrift „Abgelaufen oder gelöscht“, um den Bereich der Gutscheine anzuzeigen oder auszublenden, die aus anderen gründen deaktiviert wurden.

Gutscheinliste

In dieser Liste finden Sie alle Gutscheine, die aus anderen Gründen als dem vollständigen Verbrauch deaktiviert wurden. Standardmäßig sind die Zeilen nach der Seriennummer des Gutscheins absteigend sortiert, aber Sie können die Sortierung durch Klicken auf die gewünschte Zelle in der Kopfzeile nach jeder anderen Spalte ändern, entweder auf- oder absteigend.

Gutschein-Seriennummer

In der ersten Spalte steht die Seriennummer, die dem Gutschein zugewiesen ist, wodurch der Gutschein eindeutig identifiziert werden kann. Die Seriennummer wird entweder manuell von Ihnen eingetragen, wenn Sie den Gutschein erstellen, oder automatisch von uns gesetzt. Dabei kann die Seriennummer eine Nummer, ein Kundenname oder ein anderes eindeutiges Identifikationsmerkmal sein.

Offener Betrag

In der Spalte “Offener Betrag” sehen Sie den Betrag, der noch nicht eingelöst wurde, und den ursprünglichen Betrag des Gutscheins im Format “Offener Betrag / Ursprünglicher Betrag €”.

Grund der Deaktivierung

In dieser Spalte können Sie den Grund sehen, warum der Gutschein deaktiviert ist. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

• „Manuell deaktiviert“: Sie haben den Gutschein auf der Gutscheine-Bearbeiten-Seite deaktiviert. Fahren Sie mit dem Cursor über das kleine Informations-I, um Ihre eingegebene Notiz zu sehen.
• „Gutschein wurde nicht verkauft“: Der Gutschein wurde zwar erstellt, die Rechnung zu dem Gutschein wurde allerdings noch nicht abgeschlossen. Der Gutschein wird erst dann aktiv, wenn die Rechnung abgeschlossen wurde.
  (Tipp: Sie können in den Transaktionen herausfinden, welchen Beleg Sie abschließen müssen, um den Gutschein zu aktivieren)
• „Gültigkeitsdauer ist abgelaufen“: Das Ablaufdatum des Gutscheins liegt in der Vergangenheit.
• „ERROR: Fehler bei der Validierung“: Wir wissen nicht, warum der Gutschein deaktiviert wurde.

Datum der Ausstellung

In der Spalte “Datum der Ausstellung” wird das Datum angezeigt, an dem der Gutschein erstellt und (in den meisten Fällen) verkauft wurde. Dieses Datum markiert den Zeitpunkt, zu dem der Gutschein in Umlauf gebracht wurde und als gültiges Zahlungsmittel verwendet werden kann.

Datum der Deaktivierung

In der Spalte “Datum der Deaktivierung” sehen Sie den Zeitpunkt, zu dem der Gutschein deaktiviert wurde.

Transaktionen

Klicken Sie auf die Überschrift “Transaktionen”, um den Bereich der Gutscheintransaktionen anzuzeigen oder auszublenden, die wie eine Historie betrachtet werden können.

Transaktionsliste

Die Transaktionsliste bietet Ihnen einen Überblick über die Historie Ihrer Gutscheine. Sie enthält Daten zu Aufladungen und Einlösungen, damit Sie den Verlauf Ihrer Gutscheine verfolgen können. Die Tabelle ist standardmäßig nach absteigender Seriennummer sortiert, kann jedoch je nach Bedarf auch nach anderen Spalten sortiert werden.

Gutschein-Seriennummer

In der ersten Spalte steht die Seriennummer, die dem Gutschein zugewiesen ist, wodurch Sie die Transaktion mit dem Gutschein verbinden können. Die Seriennummer wird entweder manuell von Ihnen eingetragen, wenn Sie den Gutschein erstellen, oder automatisch von uns gesetzt. Dabei kann die Seriennummer eine Nummer, ein Kundenname oder ein anderes eindeutiges Identifikationsmerkmal sein.

Betrag

In der Spalte „Betrag“ sehen Sie den Wert der Gutscheintransaktion. Positive Werte bedeuten eine Aufladung, während negative Werte eine Einlösung darstellen.

Rechnung

In der Spalte „Rechnung“ sehen Sie die Rechnungsnummer der Transaktion.

Wenn die Rechnung der Transaktion abgeschlossen ist, sehen Sie hier die Rechnungsnummer mit der Kassanummer in Klammern. Durch einen Klick darauf öffnet sich automatisch die PDF der Rechnung.

Wenn die Rechnung der Transaktion noch nicht abgeschlossen ist, erscheint hier die Phrase „Offene Rechnung (Kassanummer)“. Ein Klick darauf führt Sie zur Seite der Belegerstellung der jeweiligen Rechnung, wo Sie die Rechnung abschließen können.

Notiz

Im Feld „Notiz“ finden Sie gegebenenfalls eine Anmerkung zur Transaktion, wie zum Beispiel „Gutschein wurde manuell aktiviert“.

Datum

Im Feld „Datum“ sehen Sie das Datum und die Uhrzeit der Transaktion, um diese zeitlich einzuordnen.