Beleg nacherfassen

Die Belegnacherfassungsseite bietet eine einfache Lösung für mobile Berufe sowie für Situationen, in denen eine spezielle Barbelegerstellung mit QR-Code und Signatur erforderlich ist. Dies ist besonders relevant für Branchen, die bestehende Warenwirtschaftsprogramme oder branchenspezifische Software nutzen. Durch die Funktion „Beleg nacherfassen“ können Verweise auf vorhandene Rechnungen oder Belege, die aus einem anderen System stammen oder manuell erstellt wurden, erstellt werden. Steuerrechtliche Details sind hierbei zu berücksichtigen, die in der 6. Barumsatzverordnung 2015 festgelegt sind (BarUV 2015, BGBl. II Nr. 247/2015, in der Fassung BGBl. II Nr. 209/2016).

Es ist wichtig zu beachten, dass falls die Umsatzsteuer bereits auf der bestehenden Rechnung angegeben ist und diese vollständig in die Buchhaltung übernommen wird, die Umsatzsteuer auf dem Barbeleg auf 0% gesetzt werden sollte. Weitere Details hierzu sollten mit dem Steuerberater besprochen werden.

Auf der Belegnacherfassungsseite können mithilfe des „Hinzufügen“-Knopfes mehrere Zeilen erstellt werden, insbesondere dann, wenn auf der bestehenden Rechnung verschiedene Steuersätze verwendet wurden.

Letzter Beleg

Auf der Seite „Beleg nacherfassen“ haben Sie oben die Möglichkeit, den letzten abgeschlossenen Beleg einzusehen. Dieser wird kassenübergreifend angezeigt und enthält Informationen wie den Zeitpunkt der Ausstellung, die Belegnummer, den Preis und die gewählte Zahlungsart.

Durch einen Klick auf den Beleg öffnet sich ein Dialog, der verschiedene Aktionen ermöglicht. Sie können den Beleg per E-Mail versenden, drucken, einen Lieferschein erstellen, herunterladen, stornieren oder die gewählte Zahlungsart ändern. Dies bietet Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit, den letzten abgeschlossenen Beleg zu verwalten, auch während Sie einen neuen Beleg nacherfassen.

Handbeleg Nr.

In dieses Feld tragen Sie bitte die Nummer Ihrer bereits vorhandenen Rechnung oder Ihres Paragons ein. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Nummer sich von der Barbelegnummer unterscheidet, da Barbelege einen eigenen Nummernkreis haben. Die eingegebene Nummer wird verwendet, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass der neue Beleg korrekt mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft wird.

Handbeleg Datum

ragen Sie bitte das Datum ein, an dem Ihre vorhandene Rechnung oder Ihr Paragon ausgestellt wurde. Das aktuelle Datum wird standardmäßig vorgeschlagen, kann jedoch überschrieben werden, falls es sich vom Ausstellungsdatum unterscheidet. Bitte beachten Sie, dass das Datumsformat DD.MM.YYYY ist, was bedeutet, dass Sie den Tag, den Monat und das Jahr im Format Tag.Monat.Jahr eingeben.

Brutto

Im Feld „Brutto“ tragen Sie bitte den Bruttobetrag Ihrer vorhandenen Rechnung ein, der den tatsächlich bezahlten Barbetrag repräsentiert. Wenn Ihre vorhandene Rechnung verschiedene Steuersätze enthält, geben Sie bitte die Summe für jeden Steuersatz separat ein. Sie können pro Zeile nur die Summe für einen Steuersatz angeben. Wenn Ihre Rechnung mehrere Steuersätze enthält, fügen Sie bitte für jeden zusätzlichen Steuersatz eine neue Zeile hinzu, indem Sie den „Hinzufügen“-Knopf verwenden.

Steuersatz

Im Steuersatzfeld wählen Sie bitte den entsprechenden Steuersatz für Ihren nachzuerfassenden Beleg aus. Beachten Sie, dass, wenn Ihre vorhandene Rechnung bereits die Umsatzsteuer enthält und diese Rechnungen vollständig in Ihre Buchhaltung übernommen werden, am Barbeleg der Umsatzsteuersatz von 0 % ausgewählt werden sollte.

Falls Ihre bestehende Rechnung nicht in Ihre Buchhaltung übernommen wird, müssen Sie den besteuerten Betrag für jeden Steuersatz separat auf dem Barbeleg angeben. Verwenden Sie dazu den „Hinzufügen“-Knopf, um für jeden weiteren Steuersatz eine neue Zeile hinzuzufügen.

Für weitere Details und spezifische Fragen zu den steuerlichen Aspekten empfehlen wir Ihnen, sich an Ihren Steuerberater zu wenden.

Hinzufügen

Der „Hinzufügen“-Knopf ermöglicht es Ihnen, eine weitere Zeile hinzuzufügen, wenn Sie mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen auf Ihrem Barbeleg haben. Durch Klicken auf diesen Knopf öffnet sich ein neues Eingabefeld, in dem Sie den Betrag und den entsprechenden Steuersatz für die zusätzliche Position eingeben können.

Dadurch können Sie den Barbeleg detaillierter gestalten und alle relevanten Informationen korrekt erfassen, um eine genaue Abbildung Ihrer Transaktionen zu gewährleisten.

Entfernen

Der „Entfernen“-Knopf wird neben jeder vorhandenen Zeile auf der Seite angezeigt und ermöglicht es Ihnen, diese Zeile zu löschen. Wenn Sie eine Position aus dem Beleg entfernen müssen, klicken Sie einfach auf den „Entfernen“-Knopf neben der entsprechenden Zeile.

Durch das Entfernen einer Zeile können Sie Fehler korrigieren, um den Barbeleg gemäß den richtigen Angaben anzupassen.

Gesamt Betrag

Der Wert „Gesamtbetrag“ zeigt den kumulierten Gesamtbetrag der gesamten Rechnung an und wird automatisch aktualisiert, sobald Sie eine neue Zeile hinzufügen oder eine vorhandene Zeile entfernen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, den aktuellen Gesamtbetrag der Rechnung kontinuierlich zu überprüfen, während Sie Zeilen hinzufügen oder entfernen. Somit haben Sie stets eine aktuelle Übersicht über den Gesamtbetrag, den der Barbeleg ausweisen wird, bevor Sie ihn abschließen.

Steuertabelle

Die Steuertabelle auf der Beleg-Nacherfassen-Seite zeigt eine Übersicht über die auf der Rechnung vertretenen Steuersätze. Für jeden Steuersatz werden drei Werte angezeigt:

Netto-Betrag: Dies ist der Betrag vor Steuern für die auf der Rechnung aufgeführten Positionen, die diesem Steuersatz unterliegen.
Brutto-Betrag: Der Brutto-Betrag entspricht dem Gesamtbetrag vor Steuern plus der darauf berechneten Steuer.
MwSt-Betrag: Dies ist der Betrag der Mehrwertsteuer, der aufgrund des jeweiligen Steuersatzes auf die Netto-Beträge angewendet wird.

Die Tabelle aktualisiert sich automatisch, sobald Änderungen an den Rechnungsposten vorgenommen werden, um die aktuellen Steuerinformationen wiederzugeben. Dies ermöglicht eine schnelle und genaue Berechnung der verschiedenen Steuersätze auf der Rechnung.

Kunde auf nacherfasste Rechnung schreiben

Die Funktion, um einem nacherfassten Beleg einen Kunden zuzuweisen, ermöglicht es Ihnen, die Kundendaten für die Rechnung hinzuzufügen. Dies kann jederzeit vor dem Abschluss der nacherfassten Rechnung erfolgen. Indem Sie auf den Knopf „Kundendaten hinzufügen“ klicken, gelangen Sie zur Kundensuche, wo Sie entweder nach einem vorhandenen Kunden suchen oder einen neuen Kunden erstellen und hinzufügen können. Diese Funktion bietet Ihnen die Flexibilität, den entsprechenden Kunden mit Leichtigkeit auf der nacherfassten Rechnung zu vermerken.

Kunden suchen

Um einen vorhandenen Kunden der nacherfassten Rechnung hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst die Kundensuche, indem Sie auf den Knopf „Kundendaten hinzufügen“ klicken. Anschließend geben Sie im Suchfeld der Kundensuche die relevanten Informationen ein, um den gesuchten Kunden zu finden. Dies können beispielsweise die Kundennummer, der Firmenname, die E-Mail-Adresse oder andere Identifikationsmerkmale sein.

Sobald Sie mindestens drei Zeichen in das Suchfeld eingegeben haben, startet die Kundensuche automatisch. Die Ergebnisse werden in Tabellenform unterhalb des Suchfelds angezeigt. Durch Klicken auf den Kunden in der Tabelle wird dieser der nacherfassten Rechnung zugewiesen. Dabei werden automatisch die Kundendaten auf der Rechnung aktualisiert und angezeigt.

Auf diese Weise können Sie mit wenigen Schritten einen bereits vorhandenen Kunden Ihrer nacherfassten Rechnung hinzufügen.

Kunde erstellen

Um einen neuen Kunden zu erstellen und ihn direkt deiner nacherfassten Rechnung hinzuzufügen, klicke zunächst auf den Knopf „Kundendaten hinzufügen“, um das Kundensuchfeld zu öffnen. Dort findest du den Knopf „Kunde erstellen“ – klicke darauf.

Ein Formular öffnet sich, das es dir ermöglicht, die Daten des neuen Kunden einzutragen. Hier kannst du alle relevanten Informationen eingeben, die auch beim Erstellen eines Kunden im Administrator-Menü benötigt werden.

Sobald du alle erforderlichen Informationen eingetragen hast, klicke auf „Anlegen“, um den neuen Kunden zu speichern. Der erstellte Kunde wird dann automatisch deiner nacherfassten Rechnung zugewiesen und seine Daten werden in der Rechnung angezeigt.

Auf diese Weise kannst du schnell und unkompliziert einen neuen Kunden erstellen und direkt deiner nacherfassten Rechnung hinzufügen.

Letzte Kundenbelege

Nachdem Sie den Kunden auf die Rechnung geschrieben haben, finden Sie auf der „Beleg Nacherfassen“-Seite unterhalb der Kundendaten eine Auflistung der letzten Rechnungen dieses Kunden. Hier werden Ihnen sofort wichtige Informationen angezeigt, darunter die Bon-Nummer, das Ausstellungsdatum und die Uhrzeit, der Gesamtbetrag sowie der Benutzer, der die Rechnung erstellt hat. Durch einen Klick auf den Knopf mit den drei Strichen stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, darunter das Versenden der Rechnung per E-Mail, das Drucken, das Erstellen eines Lieferscheins, das Herunterladen der Rechnung sowie das Stornieren oder Ändern der Zahlungsart. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Punkt zum Belegarchiv im Handbuch.

Zahlungsknöpfe

Es stehen drei verschiedene Zahlungsmethoden zur Auswahl: Kartenzahlung, Überweisung und Barzahlung. Sie können diese Zahlungsoptionen je nach Ihren Präferenzen und Anforderungen in den Persönlichen Einstellungen anpassen. Durch die Optionen „Überweisung verbergen“, „Kartenzahlung verbergen“ und „Barzahlung verbergen“ können die entsprechenden Zahlungsknöpfe entweder auf der Seite belassen oder ausgeblendet werden.

Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihrem Kunden die freie Wahl der Bezahlung zu lassen, was Ihren Kundenservice verbessern und Ihren Umsatz steigern kann.

Kartenzahlung

Der Abschluss einer nacherfassten Rechnung durch Kartenzahlung kann auf vier verschiedenen Wegen erfolgen, wobei der Kassastand nicht erhöht wird:

Keine integrierten Bankomat-Terminals werden verwendet

Die Rechnung wird als Kartenzahlung abgeschlossen, was auch auf der Rechnung vermerkt wird. Bei einem nicht integrierten Kartenterminal müssen Sie den Betrag manuell eingeben, um die Zahlung des Kunden zu ermöglichen.

Ein Hobex Terminal wird verwendet

Die Kassa sendet den Rechnungsbetrag an das Hobex Terminal und wartet dann auf eine erfolgreiche Zahlung. Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird die Rechnung als Kartenzahlung abgeschlossen.

Ein Sumup Terminal wird verwendet

Die Kassa, die auf demselben Gerät wie die Sumup App läuft, überträgt automatisch den Rechnungsbetrag an die App, die diesen dann an das Sumup Terminal sendet. Sobald die Zahlung erfolgreich abgeschlossen ist, wird die Rechnung als Kartenzahlung verbucht.

Ein Sunmi P2-Pro mit Kassapay wird verwendet

Die Kassa schließt die Rechnung als Kartenzahlung ab, ohne automatisch die Kartenzahlungs-App zu öffnen.

Überweisung

Wenn Sie die Rechnung per Überweisung abschließen, wird die Rechnung einfach als Überweisung verbucht. Dabei wird der Kassastand nicht erhöht. Die Rechnung wird als „Noch nicht bezahlt“ gekennzeichnet, was jedoch im Belegarchiv geändert werden kann.

Barzahlung

Wenn Sie die Rechnung als Barzahlung abschließen, wird die Rechnung beglichen und der Kassastand erhöht. Diese Methode ist besonders häufig und wird in der Regel sofort verbucht, wodurch eine schnelle Abwicklung gewährleistet ist.

Beleg nacherfassen als Startseite festlegen

Um die Startseite von "Neuer Beleg" auf "Beleg nacherfassen" zu ändern, navigieren Sie zu den Einstellungen und anschließend zu "Persönliche Einstellungen". Dort finden Sie, unter dem Punkt "Benutzeroberfläche" die Option "Nach dem Login mit Beleg nacherfassen beginnen". Klicken Sie auf "Einstellungen aktualisieren" um die Änderungen zu übernehmen. Von nun an werden Sie direkt auf die Belegnacherfassungsseite geleitet, sobald Sie sich bei kassa.at/ anmelden.

Beleg nacherfassen ausblenden

Um die Beleg-Nacherfassen-Seite auszublenden, gehen Sie auf der Seite „Einstellungen“ und navigieren Sie zur Seite „Persönliche Einstellungen“. Unter dem Punkt „Benutzeroberfläche“ finden Sie die Option „Beleg nacherfassen verbergen“. Aktivieren Sie diese Option, um die Beleg-Nacherfassen-Seite zu verstecken.

Beleg nacherfassen über externen Link

Über folgenden Link kann ein Beleg auch automatisch nacherfasst werden. Dies ist eine vereinfachte Variante unserer API. Sie können zB. in einem Fremdsystem einstellen, dass es nach der Belegerstellung den Link mit den entsprechenden Parametern aufrufen soll, um den Beleg automatisch nachzuerfassen.

Der Link muss folgendes Format besitzen:

https://firma.kassa.at/external?invoiceno=123&date=01.01.2018&price=1,99&tax=0

Bitte beachten Sie, dass firma ist in diesem Beispiel ein Platzhalter für Ihre persönliche Subdomain ist. Nach dem ? beginnen die Parameter:

invoiceno: die Handbeleg Nummer.
date: das Handbeleg Datum nach dem Format: DD.MM.YYYY
price: der Brutto Betrag. Dezimal Preise sind mit Komma (,) anzugeben.
tax: der Steuersatz. Die möglichen Werte sind 0, 10, 13 und 20.

Dies erfasst einen Beleg automatisch nach. Es können noch Werte manuell korrigiert werden. Ein klicken auf einen der Zahlungsknöpfe startet den Druck des nacherfassten Belegs.

Falls der Benutzer noch nicht auf der Webseite eingeloggt ist, wird er zuvor zum Anmeldebildschirm weitergeleitet.

Tabelle importieren

Sie können auch mehrere Handbelege auf einmal nacherfassen. Dazu müssen Sie auf der „Beleg nacherfassen“-Seite nur auf den Link Tabelle importieren klicken.

Sie werden auf eine weitere Seite geleitet, auf der Sie die Spalten Ihres Dokuments angeben können. Wählen Sie die Spalte für die Handbeleg Nr, das Handbeleg Datum, den Brutto Betrag sowie den Steuersatz.
Wenn beim Steuersatz nicht vorhanden ausgewählt wird, wird der Standardsteuersatz der momentanen persönlichen Einstellung verwendet.

Sie können auch Kundendaten auf den Rechnungen angeben. Klicken Sie dazu einfach auf den Knopf Kundendaten einstellen. Geben Sie bei den Daten die entsprechenden Spalten an. Wenn die Daten mit keinem bekannten Kunden übereinstimmen, wird ein neuer Kunde automatisch angelegt.

Wenn Sie die Spalteneinstellungen abgeschlossen haben, Wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie durch einen Klick auf Hochladen. Die Spalteneinstellungen werden fürs nächste Mal gespeichert. Sie bekommen eine Auflistung der Belege, welche erstellt werden mit den angegebenen Daten. Dabei wird auch darauf geachtet dass nicht schon vorhandene Belege erneut nacherfasst werden. Sie können die Belege auch einfach einzeln herauslöschen.

Über den Knopf Rechnungen erstellen starten Sie den endgültigen Vorgang.
Beachten Sie bitte, dass den Belegen dabei keine weiteren Zeilen hinzugefügt werden können.

Das System erstellt nun eine Rechnung nach der anderen. Warten Sie bitte auf die Meldung, dass der Vorgang abgeschlossen ist. Schließen Sie weder Fenster noch Tab und drücken Sie auch nicht neu Laden oder Abbrechen in Ihrem Browser, da dies zu unvollständigen Belegen oder anderen unvorhersehbaren Fehlern führen kann.