Kaufberatung: Rechnungsdrucker

Beim Erwerb eines Druckers für Belege sind verschiedene wichtige Fragen zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Gerät den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. In diesem Artikel werden die sechs wichtigsten Fragen behandelt, die vor der Auswahl Ihres neuen Druckers berücksichtigt werden sollten:

 

Inhalt

Farbdruck oder Schwarzweiß

Der Hauptunterschied zwischen Farbdruck und Schwarzweißdruck bei Rechnungen liegt in der visuellen Darstellung der Dokumente. Farbdruck bietet die Möglichkeit, Rechnungen mit verschiedenen Farben und Schattierungen zu gestalten, was sie möglicherweise ansprechender und auffälliger macht. Schwarzweißdruck hingegen beschränkt sich auf die Verwendung von Graustufen und ist daher weniger vielseitig in Bezug auf das Design.

Technisch betrachtet können Thermo-Bon-Drucker aufgrund ihrer spezifischen Technologie nur in Graustufen oder Schwarzweiß drucken. Um Farbdruck für Rechnungen zu ermöglichen, benötigt man einen herkömmlichen A4-Bürodrucker, entweder einen Tintenstrahl- oder Laserdrucker.

In den meisten Fällen ist Schwarzweißdruck für Rechnungen ausreichend und effektiv. Es ist kostengünstiger und kann genauso klar und lesbar sein wie Farbdruck. Die Wahl zwischen Farbdruck und Schwarzweißdruck hängt letztendlich von den individuellen Präferenzen des Unternehmens, den Anforderungen des Markenimages und den finanziellen Möglichkeiten ab.

Druckvolumen

Die Wahl des geeigneten Druckers hängt stark vom Druckvolumen ab, insbesondere wenn es um den Druck von Rechnungen geht. A4-Drucker, ob Tintenstrahl- oder Laserdrucker, sind üblicherweise nicht für ein hohes Druckvolumen von Rechnungen geeignet. Aufgrund ihrer langsameren Druckgeschwindigkeit und der begrenzten Kapazität der Papierkassette sind sie weniger effizient für den regelmäßigen Ausdruck großer Mengen von Dokumenten.

Für Unternehmen mit einem höheren Druckbedarf, bei denen Rechnungen regelmäßig gedruckt werden müssen, sind Thermo-Bon-Drucker eine beliebte Wahl. Diese Drucker sind speziell auf hohe Geschwindigkeit und Effizienz beim Druck von Belegen ausgelegt. Im Allgemeinen lohnt es sich, einen Bon-Drucker zu verwenden, wenn Rechnungen häufiger als alle 10-15 Minuten gedruckt werden müssen.

Innerhalb der Kategorie der Bon-Drucker gibt es keine wesentlichen Unterschiede in der Druckgeschwindigkeit. Allerdings bieten einige Hersteller wie Epson mit ihren LAN-Druckern und der Speed-Option einen leichten Geschwindigkeitsvorteil. Dies kann besonders in Umgebungen mit einem besonders hohen Druckaufkommen von Vorteil sein, wo selbst kleinste Effizienzsteigerungen einen spürbaren Unterschied machen können. Letztendlich ist die Wahl des Druckers abhängig von den individuellen Anforderungen des Unternehmens.

Mobil / Stationär

Es ist entscheidend, zu bestimmen, ob Ihr Drucker mobil sein soll oder ob ein fester Standort ausreicht. Diese Entscheidung beeinflusst maßgeblich, welche Drucker für Sie in Frage kommen. In der Gastronomie zum Beispiel, können Sie entweder am Tisch kassieren und den Beleg dann aus der Küche holen, oder den Beleg direkt am Tisch mit einem mobilen Drucker ausdrucken.

Für den mobilen Einsatz sind mobile Drucker mit integriertem Akku besonders geeignet, da sie unabhängig sind und leichter transportiert werden können. Die Größe, das Gewicht und die Stromversorgung sind entscheidende Faktoren bei der Auswahl des richtigen Druckers.

Zu den Mobilen Druckern unseres Sortiments gehören:

Die Stationären Geräte hingegen sind:

Verbindungsmöglichkeit

Die verschiedenen Rechnungsdrucker bieten unterschiedliche Verbindungsmöglichkeiten, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Kombigeräte, bei denen die Drucker mit der Kassa verbaut sind, bieten eine nahtlose Integration und Platzersparnis, da beide Geräte in einem einzigen Gehäuse untergebracht sind. Allerdings kann die Reparatur oder der Austausch eines Teils des Kombigeräts komplexer und teurer sein.

USB-Drucker bieten eine einfache Plug-and-Play-Verbindung über USB-Kabel, was die Installation und Inbetriebnahme erleichtert. Sie sind jedoch auf eine kabelgebundene Verbindung beschränkt und erfordern, dass das Gerät physisch mit dem Computer oder der Kassa verbunden ist, was die Flexibilität einschränken kann. Darüber hinaus erfordert die Kassa einen USB-Anschluss, was bedeutet, dass Mobilgeräte wie Handys von vornherein ausgeschlossen sind. In einigen Fällen können auch zusätzliche Druckertreiber erforderlich sein, um die Funktionalität sicherzustellen.

Kabelgebundene Netzwerkdrucker ermöglichen den Zugriff von mehreren Computern oder Kassen über ein Ethernet-Kabel. Sie bieten eine stabile und zuverlässige Verbindung, sind jedoch auf die Verfügbarkeit eines Ethernet-Netzwerks für Drucker und Kassa angewiesen. Die Einrichtung erfordert etwas an Fachwissen und Kenntnisse über Netzwerkkonfiguration.

Kabellose Netzwerkdrucker bieten Flexibilität und ermöglichen den Zugriff von verschiedenen Geräten im Netzwerk ohne physische Kabelverbindung. Dies bietet mehr Freiheit bei der Platzierung des Druckers, kann jedoch anfällig für Interferenzen oder Verbindungsprobleme sein, insbesondere in stark frequentierten WLAN-Umgebungen. Die Einrichtung erfordert auch hier etwas an Fachwissen und Kenntnisse über Netzwerkkonfiguration.

Bluetooth-Drucker ermöglichen eine drahtlose Verbindung zu Geräten wie Smartphones oder Tablets, was sie ideal für den mobilen Einsatz macht. Sie bieten jedoch eine begrenzte Reichweite und erfordern, dass das Druckergerät sich in unmittelbarer Nähe des gekoppelten Geräts befindet.

Kosten

Die Kosten für verschiedene Rechnungsdrucker variieren je nach Art des Druckers und den damit verbundenen Verbrauchsmaterialien. Die Anschaffungskosten für Thermobondrucker sind in etwa vergleichbar mit herkömmlichen kleinen Büro-Druckern, möglicherweise etwas teurer. Allerdings sind die laufenden Verbrauchsmaterialien bei Thermobondruckern wesentlich günstiger, da keine teuren Farbpatronen nachgefüllt werden müssen.

Bei den Verbrauchsmaterialien sind Thermopapierrollen im Vergleich zu A4-Papier deutlich kostengünstiger. Eine Packung mit 5 Rollen Thermopapier kostet etwa zwischen 5 und 15 Euro, wobei eine Rolle in der Regel etwa 250 bis 500 Belege drucken kann. Im Gegensatz dazu kostet eine Packung mit 500 Blatt A4-Papier ungefähr 4 Euro, was in einem deutlich höheren Preis pro Beleg resultiert.

In Bezug auf die Verbindungsmöglichkeiten haben kabelgebundene Drucker tendenziell niedrigere Anschaffungskosten im Vergleich zu kabellosen Druckern. Kombigeräte, die mehrere Funktionen kombinieren, wie beispielsweise den Drucker, die Kassa und einen Bondrucker, können im Vergleich zu separaten Geräten kosteneffizienter sein.

Einrichtungsaufwand

Der Einrichtungsaufwand für verschiedene Arten von Rechnungsdruckern variiert je nach Verbindungsmethode:

  • Kombigeräte: Gering
  • USB Büro- oder Bon-Drucker: Gering bis Moderat
  • Netzwerk Büro- oder Bon-Drucker: Moderat bis Komplex
  • Bluetooth-Drucker: Moderat bis Komplex

Kombigeräte arbeiten von Haus aus zusammen, was ihren Einrichtungsaufwand sehr gering oder sogar kaum vorhanden macht.

USB-Drucker funktionieren normalerweise out-of-the-box, was bedeutet, dass sie angeschlossen werden können und sofort drucken können. Es kann jedoch vorkommen, dass zusätzliche Treiber erforderlich sind.

Die Einrichtung von Netzwerkdruckern erfordert zumindest grundlegende Kenntnisse im Netzwerkmanagement. Sie müssen IP-Adressen vergeben und Einstellungen in Ihrem Netzwerk treffen, um den Drucker reibungslos in Ihr Netzwerk zu integrieren.

Bluetooth-Drucker werden meist mit Handys verbunden, da ihre Mobilität ein großes Verkaufsargument ist. Die Einrichtung kann je nach Hersteller variieren und reicht von einfach bis völlig unnötig kompliziert.

In jedem Fall bieten wir für die Drucker in unserem Sortiment detaillierte Einrichtungsanleitungen in unserem Handbuch an.