Kassabuch

Das Kassabuch dient der Dokumentation von Kassabewegungen, die über den normalen Geschäftsverlauf hinausgehen. Hier werden insbesondere Transaktionen erfasst, die den Kassastand beeinflussen, wie etwa wenn ein Mitarbeiter Geld aus der Kassa entnimmt, um einen Lieferanten bar zu bezahlen.

Alle Kassabewegungen werden sorgfältig erfasst und signiert. Diese Aufzeichnungen sind nicht nur im Kassabuch selbst verfügbar, sondern auch im Belegarchiv und im CSV-Export für die Buchhaltung enthalten, wobei sie dort speziell gekennzeichnet sind. So sind sämtliche Transaktionen transparent und nachvollziehbar dokumentiert, was die Buchführung und die Einhaltung von Buchhaltungsvorschriften erleichtert.

Tagesabschluss

Tagesabschlüsse bieten eine Möglichkeit, den finanziellen Zustand eines Geschäftstages zu dokumentieren und abzuschließen. Obwohl sie nicht zwingend erforderlich sind, stellen sie eine praktische Methode dar, um den Kassastand zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß erfasst wurden. Jeder Tagesabschluss umfasst den Zeitraum vom letzten abgeschlossenen Tagesabschluss bis zum aktuellen Zeitpunkt, was eine genaue Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge innerhalb dieses Zeitrahmens ermöglicht. Diese Zusammenfassung ist ein nützliches Instrument für die Buchhaltung, um den täglichen Kassastand zu kontrollieren und die finanzielle Integrität des Unternehmens zu gewährleisten.

Tagesabschluss aufbau

Der Tagesabschluss bei kassa.at/ besteht aus mehreren wichtigen Teilen, die einen umfassenden Überblick über die finanzielle Situation der Kassa bieten:

Aufsteigende Nummer pro Kassa
Kassanummer und Kassaname zur Identifizierung der Kassa
Abgedeckter Zeitraum des Tagesabschlusses

Finanzielle Zusammenfassungen:

Gesamtbetrag Brutto
Gesamtbetrag Mehrwertsteuer
Gesamtbetrag Netto
Gesamtsumme aller Rabatte
Kassastand zum Endzeitpunkt

Aufschlüsselung nach Steuersätzen:

Pro Steuersatz: Bruttobetrag, Nettobetrag, MwSt-Betrag

Aufschlüsselung nach Benutzern:

Anzahl und Gesamtbetrag der Belege pro Benutzer
Anzahl und Gesamtbetrag der nacherfassten Belege pro Benutzer
Anzahl und Gesamtbetrag der Kassabucheinträge pro Benutzer
Anzahl und Gesamtbetrag stornierter Rechnungen pro Benutzer
Jeweils Anzahl und Gesamtbetrag von Barzahlungen, Kartenzahlungen und Überweisungen pro Benutzer
Anzahl und Gesamtbetrag aller Belege, nacherfassten Belegen, Kassabucheinträge und Storno-Rechnungen zusammen pro Benutzer

Zusätzliche Informationen:

Summen eingelöster und verkaufter Gutscheine
Optional ist eine Liste aller verkauften Artikel mit Menge und Betrag verfügbar. Diese Funktion kann in den persönlichen Einstellungen unter dem Punkt „Sonstiges“ mit der Option „Tages/Monatsabschluss mit Artikel“ ein- oder ausgeschaltet werden.

Zahlungsinformationen:

Anzahl und Gesamtbetrag aller Barzahlungen
Anzahl und Gesamtbetrag aller Bankomatzahlungen
Anzahl und Gesamtbetrag aller Überweisungen
Anzahl und Gesamtbetrag aller Kassabucheinträge

Diese umfassende Aufschlüsselung bietet eine detaillierte Analyse der finanziellen Aktivitäten und trägt zur Transparenz und Genauigkeit der Buchführung bei.

Tagesabschluss erstellen

Wenn Sie auf den Knopf „Tagesabschluss erstellen“ klicken, wird ein neuer Tagesabschluss für die aktuelle Kassa erstellt. Diese Funktion ermöglicht es, den finanziellen Status des aktuellen Geschäftstages zusammenzufassen und abzuschließen. Alle Transaktionen seit dem letzten Tagesabschluss werden berücksichtigt und in den neuen Tagesabschluss eingerechnet. Dies umfasst alle Einnahmen, Ausgaben und anderen Kassabewegungen, die im angegebenen Zeitraum aufgetreten sind. Der erstellte Tagesabschluss dient als Momentaufnahme des aktuellen Kassastands und ist ein wichtiger Schritt für die Buchführung und die finanzielle Dokumentation des Geschäfts.

Tagesabschluss archiv

Der Knopf „Tagesabschluss Archiv“ im Kassabuch führt Sie zum Archiv, wo Sie alle Tagesabschlüsse und Monatsabschlüsse aller Kassen einsehen und verwalten können. Hier haben Sie Zugriff auf eine chronologische Liste aller abgeschlossenen Tages- und Monatsabrechnungen, die Ihnen eine detaillierte Übersicht über vergangene Abrechnungsperioden bieten. Durch Klicken auf den kleinen Knopf neben dem entsprechenden Abschluss können Sie weitere Details Aktionen durchführen wie per E-Mail verschicken, Drucken oder Herunterladen.

Letzter Tagesabschluss

Im Kassabuch wird immer der letzte Tagesabschluss der Kassa prominent angezeigt, zusammen mit seinen wichtigsten Informationen. Dazu gehören die Tagesabschlussnummer, der Brutto- und Netto-Betrag, der Zeitraum des Tagesabschlusses sowie ausführbare Aktionen wie das Versenden per E-Mail, das Drucken und das Herunterladen.

Zusätzlich werden die Gesamteinnahmen seit dem letzten Tagesabschluss angezeigt, was eine schnelle und einfache Überprüfung der aktuellen Einnahmen ermöglicht.

Das Kassabuch bietet einen Überblick über den aktuellen Kassastand sowie alle Bargeldbewegungen, die nicht auf einer normalen Rechnung festgehalten werden. Es dient dazu, Transaktionen wie Geldentnahmen für Barzahlungen an Lieferanten oder andere nicht-verkaufsbezogene Vorgänge zu dokumentieren und zu verfolgen.

Kassastand

Der im Kassabuch angezeigte Kassastand ist die aktuelle Summe aller Bareinnahmen durch Verkaufserlöse, Einzahlungen und Entnahmen. Es repräsentiert das Geld, das sich tatsächlich in der Kassa befinden sollte, wenn alle Transaktionen korrekt abgewickelt und ordnungsgemäß dokumentiert wurden.

Kassastand auf 0 setzen

Der Knopf „Auf 0 setzen“ bewirkt, dass der Kassastand auf null zurückgesetzt wird, indem eine neue Einzahlung oder Entnahme im Kassabuch vorgenommen wird, die den Wert hat, der erforderlich ist, um den Kassastand auf 0,00 zu bringen. Dabei werden keine vorhandenen Transaktionen gelöscht. Dieser Vorgang ermöglicht es, den Kassenbestand auf einen neutralen Wert zurückzusetzen, ohne die Transaktionshistorie zu beeinträchtigen.

Neue Einzahlung / Entnahme

Um eine neue Einzahlung oder Entnahme im Kassabuch vorzunehmen, klicken Sie auf den Knopf „Neue Einzahlung / Entnahme“. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, um einen Lieferanten zu bezahlen und dafür Geld aus der Kassa zu entnehmen, oder um Wechselgeld am Morgen einzulegen oder die Kassa am Abend zu leeren.

Nachdem Sie auf den Knopf „Neue Einzahlung / Entnahme“ geklickt haben, wählen Sie zwischen „Bareinzahlung in die Kassa“ oder „Barentnahme aus der Kassa“. Geben Sie den Betrag ein, der eingezahlt oder entnommen wird, und verfassen Sie eine kurze Anmerkung, um den Kontext zu erklären.

Anschließend klicken Sie auf „Eintrag anlegen“. Die Einzahlung oder Entnahme wird auf einem Beleg festgehalten und kann im Belegarchiv sowie bei den bisherigen Einzahlungen und Entnahmen im Kassabuch eingesehen werden.

Alle Einzahlungen / Entnahmen

Die Tabelle der Kassabucheinträge bietet eine detaillierte Übersicht über alle Transaktionen, die im Kassabuch dokumentiert sind. Hier sind die einzelnen Spalten beschrieben:

Belegnummer: Diese Spalte zeigt die eindeutige Nummer des Belegs an, der die jeweilige Kassatransaktion dokumentiert. Jeder Beleg wird mit einer einzigartigen Identifikationsnummer versehen, um ihn eindeutig zu identifizieren.
Datum und Uhrzeit: Diese Spalte gibt den Zeitpunkt an, zu dem die Kassatransaktion stattgefunden hat. Das Datum und die Uhrzeit werden genau festgehalten, um eine präzise zeitliche Einordnung der Transaktionen zu ermöglichen.
Bruttobetrag: Hier wird der Betrag der Kassatransaktion angezeigt, der entweder eingezahlt oder entnommen wurde. Der Bruttobetrag ist positiv im Falle einer Einzahlung und negativ bei einer Entnahme.
Anmerkung: Diese Spalte ermöglicht eine kurze Beschreibung oder Notiz zu jeder Kassatransaktion. Hier kann der Benutzer zusätzliche Informationen oder Kontext zur Transaktion hinzufügen, um sie besser nachvollziehen zu können.
Testbuchung: In dieser Spalte wird angezeigt, ob es sich bei der Kassatransaktion um eine Testbuchung handelt oder nicht. Testbuchungen werden häufig verwendet, um bestimmte Szenarien zu simulieren oder um das System zu überprüfen, ohne tatsächliche finanzielle Auswirkungen zu haben.

Diese Tabelle bietet eine übersichtliche Darstellung aller Kassabucheinträge und ermöglicht es dem Benutzer, die Transaktionshistorie der Kassa einfach zu überprüfen und zu verwalten.